POLÍTICAS PARA EL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES

Dando cumplimiento a lo establecido en  la Ley Estatutaria 1581 de 2012 y al Decreto Reglamentario 1377 de 2013 en su artículo 13, la Escuela de Cine y Fotografía ZONA CINCO S.A.S, presenta su Política para el tratamiento de los datos personales, la cual se dará a conocer  a los titulares de los datos que se reciban o que en el futuro lleguen a hacer parte de las actividades académicas, laborales, comerciales  y demás.

Así mismo, la Escuela de Cine y Fotografía ZONA CINCO S.A.S , informa que es garante de los derechos de la privacidad, la intimidad, el uso del buen nombre, en el manejo de los datos personales y que estarán basados en los principios de  libertad, transparencia, calidad, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Todos aquellos que tienen relación académica, contractual, comercial, laboral u otra y que suministre información  o dato personal a la Escuela de Cine y Fotografía ZONA CINCO S.A.S, podrá acceder a ella, actualizarla o rectificarla.

  1. IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO:

Razón Social: Escuela de Cine y Fotografía ZONA CINCO S.A.S, quien en adelante se denominará LA ESCUELA,  es una escuela Colombo Cubana con más 10 años de experiencia en la enseñanza de la imagen,  de  carácter privado fundada desde el año 2004, que por medio de cursos y talleres teórico-prácticos, tiene como objetivo principal formar apasionados por la imagen, brindándole la posibilidad a sus estudiantes de construir y realizar sus sueños como fotógrafos y cineastas.

Domicilio y dirección: el domicilio de la escuela es en la ciudad de Bogotá D.C., y su dirección principal es la Calle 39 A# 21 – 58

Correo electrónico: info@zona-cinco.com

Teléfonos: Sede A 3233864 – 6967025  Cel. 300 2219760

Sede B: 2884943 – 7526396 – Cel. 300 414 8471

  1. MARCO LEGAL:

La presente Política está basada en la Constitución Política, artículo 15, la Ley 1266 de 2008, la  Ley 1581 de 2012, los Decretos Reglamentarios 1727 de 2009 y 2952 de 2010, el Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013 y las  Sentencias C – 1011 de 2008 y C – 748 del 2011 de la Corte Constitucional.

  1. DEFINICIONES:

Para efectos de la presente política se tendrán en cuenta las siguientes definiciones que son tomadas de acuerdo a la normatividad legal vigente [1]:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento. Causahabiente: persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero). Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos. Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: la transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

  1. PRINCIPIOS:

La ESCUELA, tomará de tal forma los principios establecidos dentro de la normatividad legal vigente, los cuales aplicará integral y fidedignamente en el uso y tratamiento de los datos personales [2]:

Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.

Principio de finalidad: la actividad del tratamiento de datos personales que realice LA ESCUELA o a la cual tuviere acceso, obedecerán a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo titular de los datos personales.

Principio de libertad: el tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que releve el consentimiento.

Principio de transparencia: En el tratamiento de datos personales, LA ESCUELA garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.

Principio de calidad: la información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.

Principio de seguridad: la información sujeta a tratamiento por LA ESCUELA, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

Principio de confidencialidad: Todas las personas que en LA ESCUELA administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

  1. DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN:

De acuerdo a lo contenido en la normatividad legal vigente, los siguientes son los derechos de los titulares de datos personales:

  1. Acceder, conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la ESCUELA en su condición de responsable del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a la ESCUELA para el tratamiento de datos, mediante cualquier medio válido, salvo en los casos en que no es necesaria la autorización [3] .
  3. Ser informado por LA ESCUELA, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, o la entidad que hiciere sus veces, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen, previo trámite de consulta o requerimiento ante LA ESCUELA.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento, al menos una vez cada mes calendario, y cada vez que existan modificaciones sustanciales de la presente política que motiven nuevas consultas. Estos derechos podrán ser ejercidos por:
  • El titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición LA UNIVERSIDAD
  • Los causahabientes del titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
  • El representante y/o apoderado del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
  • Otro a favor o para el cual el titular hubiere estipulado.

Derechos de los niños y adolescentes

 En el tratamiento de datos personales se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores. Queda proscrito el tratamiento de datos personales de menores, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública, y en este caso el tratamiento deberá cumplir con los siguientes parámetros:

  1. Responder y respetar el interés superior de los menores
  2. Asegurar el respeto de los derechos fundamentales de los menores.

Es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del Tratamiento indebido de sus datos personales, y proveer de conocimiento acerca del uso responsable y seguro por parte de niños, niñas y adolescentes de sus datos personales, su derecho a la privacidad y protección de su información personal y la de los demás.

  1. DEBERES DE LA ESCUELA FRENTE AL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

LA ESCUELA, tendrá deberes y responsabilidades frente al uso y tratamiento de los Datos Personales, y reconocerá en todo momento la titularidad de los datos personales que posee cada persona y la decisión que esta tenga sobre ellos.

Así mismo, LA ESCUELA, sólo utilizará los datos personales para los requerimientos autorizados por la normatividad legal vigente o los que el titular autorice expresamente.

  1. Se garantiza al titular en todo momento el pleno ejercicio del derecho de Hábeas Data
  2. A solicitar y conservar la autorización que proporciona el titular de los datos personales para el uso y tratamiento de los mismos
  3. A informar al titular de los datos personales, el fin con el cual se hace la recolección de sus datos
  4. A conservar los datos personales en condiciones de seguridad que impidan su adulteración, falsificación, pérdida o fraude
  5. A garantizar que la información recibida sea completa, exacta y veraz
  6. A ser actualizada de acuerdo a las indicaciones dadas por el titular de los datos personales, también se deben implementar las medidas que sean necesarias para que la información contenida sea actualizada
  7. A preservar el uso adecuado de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, en los casos que sea autorizado el uso de sus datos personales
  8. A cumplir las disposiciones e instrucciones que disponga la Superintendencia de Industria y Comercio sobre el tema de manejo de datos personales
  9. A hacer únicamente el uso y tratamiento de los datos de acuerdo a lo establecido en la Ley 1581 de 2012
  10. A registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” de acuerdo a lo establecido por la ley
  11. A insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial”, en caso de ser notificado por alguna autoridad competente en caso de que haya un proceso judicial relacionado con el dato personal
  12. A usar los datos personales del titular sólo para los fines a los cuales se le ha facultado, y haciendo el debido respeto de la normatividad legal vigente en la protección de datos personales.
  • AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

LA ESCUELA,  requiere del consentimiento previo y libre del titular, el cual se encontrará expresado e informado apara el uso y tratamiento de los mismos, a excepción de los casos que son expresamente autorizados por la Ley, los cuales son:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Información de datos sensibles

 

  1. TRATAMIENTO PARA LO CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y SU FINALIDAD

El uso y tratamiento de los datos personales de estudiantes, docentes, empleados, proveedores, contratistas y demás personas que tuvieren una relación con LA ESCUELA, de forma permanente o transitoria será dentro del marco legal establecido para el cumplimento del objeto social de LA ESCUELA.

Los datos personales serán utilizados para:

  1. Realizar el envío de información relacionada con cursos, actividades, noticias, contenidos por área de interés, productos o servicios ofrecidos por LA ESCUELA
  2. Desarrollar la misión de LA ESCUELA
  3. Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas, incluyendo pero sin limitarse a las tributarias y comerciales
  4. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
  5. Realizar encuestas relacionadas con los servicios o bienes de LA ESCUELA
  6. Mantener en contacto a ex alumnos con cursos, talleres o actividades de su interés
  7. Informar sobre oportunidades de empleos, ferias, seminarios u otros estudios a nivel local e internacional

En el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes se realizará de acuerdo a lo establecido en la presente política en el numeral enunciado para tal fin.

  1. DATOS SENSIBLES

LA ESCUELA, hará uso de los datos personales sensibles, cuando:

  1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo los casos que no requieren de autorización
  2. El uso de los datos sea para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En caso tal se deberá presentar autorización del representante legal
  3. Efectuar el tratamiento en actividades legítimas y con las mismas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier entidad que requiera siempre que se conozcan los fines para los cuales serán utilizados los datos personales y siempre se contará con la autorización del titular.
  4. El tratamiento sea para reconocimiento , ejercicio o defensa en un trámite procesal
  5. Para finalidades históricas, científicas o estadísticas.

Para los fines anteriores,  siempre se deberá contar con previa autorización del titular para el uso y tratamiento de los datos personales sensibles, la cual en algún momento podrá ser consultada y verificada.

  1. AVISO DE PRIVACIDAD

Es un documento físico, electrónico o de cualquier otro formato, que está a la disposición del titular para darle a conocer el uso y tratamiento de sus datos personales; allí se le informará al titular acerca de las políticas del tratamiento de datos personales de LA ESCUELA, cómo se aplicarán, la forma de acceder a estos y características del tratamiento en el uso de los datos personales.

Este aviso de privacidad contendrá mínimo:

  1. Identidad, domicilio y datos de contacto del responsable del tratamiento
  2. Uso para el cual serán sometidos los datos y finalidad del mismo
  3. Derechos del titular
  4. Mecanismos dispuestos por el responsable, para que el titular conozca la política de tratamiento de los datos personales y los posibles cambios que se llegaren a presentar.
  1. PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE CONSULTAS, RECLAMOS, PETICIONES DE RECTIFICACIÓN, ACTUALIZACIÓN Y SUPRESIÓN DE DATOS

Todo titular de datos personales tiene derecho a realizar consultas y elevar peticiones a LA ESCUELA, con respecto al manejo y tratamiento de su información.

  1. CONSULTAS:

El titular puede consultar la información personal que se encuentre en LA ESCUELA, quien deberá entregar toda la información allí contendida en el registro individual o que se encuentre vinculada con la identificación del titular de datos personales.

Se deberá hacer uso del servicio al cliente que tiene LA ESCUELA.

En caso de cualquier consulta LA ESCUELA, cuenta con un término máximo de (10) diez días hábiles, contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud, en caso de que la respuesta no se pueda efectuar dentro de este plazo, se informará al titular interesado antes de los 10 días, manifestando los motivos de la demora e informando la fecha en la cual será resuelta la consulta, en ningún caso se podrá superar un tiempo de (5) cinco días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo establecido.

Las consultas podrán ser formuladas al correo info@zona-cinco.com

  1. RECLAMOS:

En caso de que el titular considere que la información contenida en alguna de las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización, supresión o se advierta de algún incumplimiento de alguno de los deberes contenidos por la Ley, se deberá presentar el respectivo reclamo a LA ESCUELA, y será tramitado de la siguiente forma:

  1. El reclamo, lo hará el titular mediante solicitud dirigida a LA ESCUELA, al correo electrónico info@zona-cinco.com, o mediante comunicación escrita al departamento de Coordinación de Cursos, con la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
  2. Una vez recibido el reclamo completo, éste se catalogará con la etiqueta “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha etiqueta se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido.
  3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
  1. ACTUALIZACIÓN Y/O RECTIFICACIÓN

LA ESCUELA, actualizará y/o rectificará, por solicitud del titular, la información que se encuentre incompleta o errada, de acuerdo a los procedimientos antes señalados, se tendrá en cuenta:

  1. El titular hará llegar la solicitud al correo electrónico info@zona-cinco.com o por medio físico dirigido al departamento de Coordinación de Cursos, indicando la actualización y/o rectificación que se debe realizar con los debidos soportes.
  2. LA ESCUELA, habilitará los mecanismos que sean necesarios para que al titular se le facilite esta solicitud y que sea de beneficio de este. Se habilitarán los medios electrónicos u otros que se consideren idóneos para tal fin.
  1. SUPRESIÓN DE DATOS

El titular de los datos personales puede solicitar a LA ESCUELA, que suprima o elimine sus datos en los siguientes casos:

  1. Cuando los datos no se estén usando de la forma que se considere acorde a los principios de la normatividad legal vigente
  2. Dejen de ser necesarios para la finalidad que fueron recolectados
  3. Superar el tiempo para el cual se habían recolectado los datos personales del titular

La supresión, implica la eliminación total o parcial de la información  de acuerdo a lo solicitado por el titular de los datos personales, tanto en registros, archivos, bases de datos o demás tratamientos realizados por LA ESCUELA, en todo caso LA ESCUELA, podrá negar la supresión cuando:

  1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el titular.
  4. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS

LA ESCUELA, se reservará en los eventos contemplados en la ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos, todo lo anterior y en consonancia con el derecho fundamental y constitucional a la educación, a la libre cátedra, y principalmente de la autonomía de LA ESCUELA. LA ESCUELA, procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio. El RNBD., es el directorio público de las bases de datos sujetas a Tratamiento que operan en el país; y que será de libre consulta para los ciudadanos, de acuerdo con la normatividad que para tal efecto expida el Gobierno Nacional.

  1. SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD

Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad legal vigente, LA ESCUELA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

  1. RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

LA ESCUELA será la responsable del tratamiento de los datos personales. El departamento de Coordinación de Cursos  será el encargado del tratamiento de los datos personales, por cuenta de LA ESCUELA.

  1. VIGENCIA

 La presente política inicia su vigencia a partir del 1 de noviembre de 2016 y deja sin vigencia o efectos cualquier reglamento o manual especial que se hubiese podido efectuar con anterioridad.

PAOLA ANDREA OROZCO LOZANO

Directora Administrativa y Financiera               

[1] Tomado de la normatividad legal vigente en Colombia para la Protección de Datos

[2] Los principios son tomados de acuerdo a la normatividad legal vigente en Colombia para la Protección de Datos Personales.

[3] Ley 1581 de 2012. Artículo 10. Casos en que no es necesaria la autorización. La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:

  1. a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
  2. b) Datos de naturaleza pública;
  3. c) Casos de urgencia médica o sanitaria; d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
  4. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. Quien acceda a los datos personales sin que medie autorización previa deberá en todo caso cumplir con las disposiciones contenidas en la presente ley.